Comment gérer efficacement les heures supplémentaires de ses collaborateurs

1. Les heures supplémentaires expliquées

Les heures supplémentaires sont simplement les heures effectuées par votre collaborateur en plus des heures prévues dans le contrat de travail.

Par exemple, le contrat d’un de vos collaborateurs prévoit 42 heures de travail par semaine et le collaborateur travaille une semaine durant 44 heures. Le collaborateur a donc effectué 2 heures supplémentaires

Les heures supplémentaires sont donc la différence entre les heures prévues dans le contrat de travail et les heures maximales prévues par la loi. Le maximum d’heures de travail est de :

  • 45 heures par semaine pour les entreprises industrielles, le personnel de bureau, le personnel technique et les autres employés (y compris le personnel de vente des grandes entreprises de commerce de détail)
  • 50 heures pour les autres branches (agriculture par exemple)

Il faut savoir que la très grande majorité des contrats de travail en Suisse prévoient de 40 à 43 heures de travail par semaine.

2. Quelle différence entre des heures supplémentaires et du travail supplémentaire ?

Le travail supplémentaire est le temps de travail qui dépasse le maximum prévu par la loi.

Par exemple, le contrat de travail d’un de vos collaborateurs, employé de commerce, prévoit 42 heures de travail par semaine. Durant une semaine, le collaborateur effectue 52 heures de travail car vous devez rendre un dossier très important pour un client.

Le collaborateur aura donc effectué :

  • 3 heures supplémentaires (la différence entre les 42 heures du contrat et le temps maximum de travail de 45 heures pour les employés de bureau)
  • 7 heures de travail supplémentaires (la différence entre le maximum de la branche 45 heures et le nombre d’heures de travail effectué en plus 52)

Le travail supplémentaire est limité par la loi sur le travail à :

  • 2 heures par jour
  • 170 heures par année civile (1er janvier-31 décembre) pour les branches avec une durée maximale de 45 heures de travail par semaine
  • 140 heures par année civile (1er janvier-31 décembre) pour les branches avec une durée maximale de 50 heures de travail par semaine

Le travail supplémentaire donne droit à un supplément de salaire d’au moins 25%. Le paiement du travail supplémentaire peut être également remplacée par un congé de la même durée dans un délai rapide si c’est prévu par écrit dans le contrat de travail.

3. Puis-je exiger de mon collaborateur de faire des heures supplémentaires ?

Vous pouvez demander à un collaborateur d’effectuer des heures supplémentaires. Toutefois, il y a quelques points importants à souligner :

  • Les heures supplémentaires doivent être nécessaires à la bonne marche de l’entreprise (par exemple, une grosse commande inattendue, un dossier urgent à déposer, etc.). Ne seront pas prises en compte des heures supplémentaires nécessaires à cause d’une mauvaise organisation de l’employeur
  • Elles ne doivent pas entraîner un surmenage physique, psychologique ou transgresser la loi sur le travail et ses ordonnances (par exemple la pause obligatoire pour les chauffeurs routiers)
  • Les heures supplémentaires doivent être raisonnables et ne pas interférer exagérément avec la vie personnelle du collaborateur en lui laissant le temps de s’organiser le cas échéant

Si les différents points ci-dessus sont respectés, alors vous devez pouvoir demander à votre collaborateur d’effectuer quelques heures supplémentaires.

4. Combien d’heures supplémentaires sont autorisées ?

Normalement, les heures supplémentaires sont autorisées jusqu’au maximum d’heures par semaine prévue par la loi (voir point 1). Attention à bien vérifier que vous respectez également la loi sur le travail et notamment les heures de repos minimum.

5. Comment me protéger des heures supplémentaires abusives de mon collaborateur ?

Certains collaborateurs sont les champions des heures supplémentaires et les accumulent jusqu’à la fin des rapports de travail avant d’en réclamer le paiement, bien sûr immédiatement. Pour se défendre l’employeur a plusieurs moyens à disposition :

  • Bien définir quelles heures supplémentaires sont absolument nécessaires dans le contrat de travail. Par exemple, le collaborateur un peu plus lent que ses collègues ne pourra pas systématiquement noter des heures supplémentaires alors que son cahier des charges est identique que celui de ses collègues. Dans notre version de contrat de travail à durée indéterminée, nous précisons bien que seules les heures supplémentaires approuvées préalablement par le supérieur hiérarchique ou la direction seront payées ou compensées par un congé. Cela protège déjà bien l’employeur contre les abus de certains employés.
  • • La loi sur le travail et ses ordonnances oblige l’employeur à noter systématiquement les heures de travail de ses collaborateurs que ce soit dans un programme ou un simple tableau excel. Il est recommandé de vérifier au minimum tout les deux ou trois mois au plus tard si le collaborateur ne fait pas des heures supplémentaires abusives ou inutiles. Dans le cas contraire, il vous pourra être reproché à l’employeur d’avoir approuvé tacitement des heures supplémentaires.

6. Comment sont payées ou compensées les heures supplémentaires ?

Normalement, l’employeur doit compenser les heures supplémentaires par un salaire de 125% (soit 25% de salaire en plus par heure de travail par rapport à la rémunération horaire normal).

Il est important de se mettre d’accord dès la signature du contrat de travail pour éviter toutes discussions à la fin des rapports de travail.

Avec les contrats de MonContrat.ch, nous avons prévu plusieurs possibilités légales pour donner un maximum de flexibilité. L’employeur peut choisir alternativement une des options suivantes :

  1. Les heures supplémentaires sont compensées par un congé de la même durée et si ce n’est pas possible par un salaire sans majoration
  2. Les heures supplémentaires sont compensées par un congé de la même durée et si ce n’est pas possible par un salaire majoré de 25%
  3. Les heures supplémentaires sont exclusivement compensées par un congé de la même durée
  4. Les heures supplémentaires sont exclusivement compensées par du salaire supplémentaire

Pour les collaborateurs ayant une fonction de cadre, une option est également disponible incluant les heures supplémentaires dans le cadre du travail normal sans compensation en temps ou en argent.

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